作業と成果の品質を低下させる「コミュニケーションギャップ」をいかに解決するか

どのような業務にも対応した活用設計ができる柔軟性と拡張性

　Jootoの基本的な仕組みを理解すると、「あらゆる業務に関して、Jootoを自由に設計してタスク管理ができることが分かってきます。その拡張性もまたJootoの大きな特徴の一つです」（原本部長）。実際、Jootoでは、多くの事例を紹介して活用を促している。

　そのポイントになるのが横軸となる工程（フェーズ）の設定だ。「工程」と紹介しているが、それは着手から完了までの流れのあるもに限定されているわけではなく、異なるカテゴリーのものが並んでいても構わない。

　例えば総務部で活用としている場合、「各種申請」「備品管理」「備品購入」「株主総会」などのカテゴリーを設定して、その下に1付箋＝1タスクに基づいた付箋設定を行えばよいのだ。そうすると申請絡みで未対応のタスクがないかなどが一目で分かる。

　また人事部の採用担当者ならば、横軸に「1次面接」「2次面接」などと面接の段階リストを作成したりもできる。つまり1枚の付箋を、1人の応募者＝タスクとするのである。それぞれの付箋には履歴書のコピーや面接担当者の申し送り事項などが書き込まれる。

「採用」に使う場合の活用例 
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　役員面接や社長面接へと段階が上がっていく際に、面接官となる人を特定して通知し、その人はそれぞれの付箋を開き、現場の面接担当者が書き留めた印象や評価を参考にして面接に臨むことができる。もちろん内容の閲覧権限は自由に設定できる。

　先にJootoに関する事業が、PR TIMESに譲渡されたのは、広報担当者から悩みの声を聞いていたのがきっかけだと紹介した。その広報部門でニュースリリースの担当者であれば、「開発」「新製品」「販促キャンペーン」「IR」などといったカテゴリーを設定して、社内のニュースをひとまとめにしておく活用法がある。リリースを公表する予定があるものを1タスクと考え、付箋に割り振り、関係者の閲覧・書き込み権限を設定し、付箋を媒介にして内容や公表日程を詰めていくのである。

　不祥事や事故の発生時にも、その対応をタスクとして設定して社内の対応や意見を集約できる。逆に社外の反響を書き込んで、それへの対応を議論するといった使い方もできるだろう。

　ちなみにJootoはスマホアプリで外出中でも更新できるリモートワークにも対応しているので、迅速な判断が求められる広報担当者には強力な助っ人ツールとなる。

　原本部長は、「さまざまなアイデアと設計で、個々のタスクとパフォーマンスを可視化し、対応の漏れがないかを確認することで、個々のメンバーの負担の違いも把握できます。分かりやすく、とっかかりがよく、タスクをもれなく遂行できることで、コミュニケーションギャップによる手違いをなくしていけるでしょう」とアピールする。

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タスクとプロジェクト全体の「見える化」で仕事を常に整頓できる「jooto」ガイド

〈主な内容〉
●「上司」と「部下」の深刻なコミュニケーションギャップをいかに解決するか
●プロジェクトを成功させる「工程管理」「todoリスト」「ストレージ機能」「営業・顧客管理」活用法
●他のビジネスツールともシームレスに連携可能
●職種別の活用例【人事】【広報】【経理】【営業・セールス】【エンジニア】

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