出るべき会議を選び、不要な会議をうまく断る方法。参加できなくても貢献の意思を伝えることがポイントになる。
あなたの受信トレイにも届くことだろう。本当は出席したくない会議への招待メールが。
気乗りしない理由は、スケジュール表の残り少ない余白が潰れるからかもしれない。あるいは、その時間帯はすでに埋まっており、どちらを断るべきか決断が迫られるからだろうか。理由は何であれ、時には会議への招待を断る必要がある。
最初の課題は、どの会議を断るべきかを決めることだ。そのために、ちょっとした規律があれば大いに役立つ。参加に際して一連の条件を設けて、それを忠実に守るのだ。
条件1
まずは会議の価値を検証しよう。その会議は、重要でタイムリー、かつ価値のある何かに関するものなのか。会議がうまく運営されるための準備として、明確な目的と議題があるのか。参加者にはしかるべき背景情報が事前に与えられるのか。有意義な進展を遂げるために、適切な人選がなされているか。
招待された時点で会議の価値が明らかでなければ、出欠を決める前に、以下のような自由回答式の質問を添えて返信しよう。
・「この議題について、もう少し情報を提供していただけますか？」
・「この会議は、本件に関する意思決定プロセスのどの段階になるのでしょう？」
・「話し合いの準備として、私は何をしておくべきでしょうか？」
条件2
会議がやるに値するものだと明らかになれば、次の問いはあなたが出席者として適任か否かである。その議題はあなたの任務の範疇にあるだろうか。話し合いに貢献できる専門知識を持っているだろうか。このレベルの意思決定に参加するには、あなたの役割は低すぎ、もしくは高すぎではないか。
なぜ自分が招待されたのかを疑問に感じる場合は、返答する前に会議の主催者に問い合わせよう。
・「この会議で私はどんな貢献をするよう期待されていますか？」
・「私の部署からは他に誰が出席するのでしょうか？」
・「私は誰の立場を代表することになりますか？」
条件3
会議が有益であり、かつ議論にあなた自身が貢献できるという結論に至ったとしよう。最後に、会議があなたにとって目下の優先事項であるか否かを判断する必要がある。その議題はあなたの任務にどれほど密接に関連するのか。いまやるべき他の事項と比べた場合の重要性はどの程度か。あなたにしかできない貢献なのか。他にもっと適任の誰かはいないのか。
上記3つの条件に照らして1つでも納得できない場合、その会議は辞退するのが妥当である。ただし、慎重に進めなくてはならない。たとえ出席しなくても、「優れたチームプレーヤーであり、積極的に貢献する人だ」という印象を仕事仲間に与えたい。いくつかの選択肢が考えられる。
