●メールの署名欄に免責事項を追記する

 署名の下に、返信に要する時間と、自分の勤務時間に関する説明文を入れる。自分の「仕事の仕方」の透明性を高める。

 ●自動返信機能を惜しまずに活用する

 私が知っているライターの中には、大事な仕事に集中するために、自動返信機能を使ってかなりの時間(週単位!)を捻出している人々がいる。これをすることにより、不在であることと、いつ頃に返信できるかを相手に伝えることが可能だ。

 ●ウェブサイトやSNSに連絡方法を記載する

 一般的な返信時間を伝え、相手が事前に予定を立てられるようにしておく。私は、自分のウェブサイトの問い合わせページに、返信に2週間かかることもあると表明している。「まだ出来立てのチームだから返信に2ヵ月かかる」でも、「依頼に対して48時間以内に返信するよう努力する」でも、それはあなた次第だ。相手がどのような心づもりでいればよいかだけは知らせておこう。

 ●どんなリクエストは「お断り」なのかを伝える

 ツイッターのプロフィールや、問い合わせページ、従業員の作業手順書などを使って、あなたのコミュニケーション・チャネルの利用方法を伝えておく。どのような内容だと削除または無視されるのかを教える。一方的な依頼を受け付けないなら、そういうメールがきた時点で削除しよう。

 ●チームのコミュニケーションガイドラインを決める

 チームに新しいメンバーを迎えるときや、新しいクライアントと付き合うとき、あるいは新しいプロジェクトを始めるときにも、いつ、どのようにコミュニケーションを取ってほしいかを特定し、スタッフやクライアントの希望も聞く。チャネル、スタイル、都合を具体的に伝える(たとえば、私は講師としてスラックのチャットルームをつくるときには、自分の勤務日が金曜日であることと、通常の返信時間を伝えている)。

 ●模範を示す

 夜遅く、1日中、週末にもメールを返信している人は、チームの皆にも同じことを期待していると言っているのも同然だ。ブーメラン(Boomerang)などのサービスを利用して、書いたメールがあとで送られるように日時を設定したり、インボックス・ポーズ(Inbox Pause)を使って、受信箱にメールが表示される時間をコントロールしよう。いやそれよりも、週末には完全に受信箱を遠ざけ、やるべきことをやろう。

 メールは、人とつながり、人の役に立ち、コミュニケーションを取り、思考のツールとしてさえも活用できる。しかし今日の大量メールは、自由な時間や大切な人と過ごす時間の犠牲の上に成り立っており、度を越せば、質の高い仕事をする能力を低下させる。

 容赦なく優先順位づけをすることで、雑多なデジタルデータを減らすことができる。そうすれば、あなたの受信箱も少しはすっきりするに違いない。 


HBR.org原文:6 Ways to Set Boundaries Around Email, September 20, 2019.

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サラ K. ペック(Sarah K. Peck)
ニューヨークシティを拠点とする著述家であり、スタートアップのアドバイザー。職場と家庭での女性のリーダシップに関するストーリーを伝える、メディア、スタートアップ・プレグナントの創設者兼エグゼクティブ・ディレクター。スタートアップ・プレグナントのポッドキャストの司会も務める。