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新型コロナウイルス感染症の流行に伴い、テレワークを実施する企業が増えてきた。ウェブ会議の生産性をいかに高められるかは、組織やチームの成果を左右する重要なテーマである。対面の会議と同じやり方を採用しては、議論がうまくいかない可能性がある。本稿では、ウェブ会議を成功させるために役立つ、12の具体的なステップを紹介する。
感染が広がるコロナウイルスから従業員を守ろうと、企業各社は出張制限やテレワークなどの対策を大慌てで講じつつある。このままいけば、この先何日も、場合によっては何週間も、社内のチームや顧客、サプライヤーとの対面会議をキャンセルせざるをえなくなる可能性が大きい。
どれほど環境を整えても、会議に一人でも「ダイヤルイン」で参加するメンバーがいれば、生産性は損なわれ始める。それにはいくつもの理由がある。ウェブ会議だからマルチタスクが許されると考える参加者は多い。会議を主催する側も、対面会議ほど目的や組み立てに気を使わない傾向がある。そして、議論を1人か2人に任せて、他のメンバーは聞いているふりをするだけということも珍しくない。
だが、そうならないための方法はある。ウェブ会議は――感染を恐れて付け焼き刃で行うものであっても――基本的な会議のベストプラクティスと、低コストで簡単に使えるテクノロジーの活用により、もっと効果的に行えるようになる。
それには以下の12のステップを踏むとよいだろう。
