会議を見直す

 仕事の優先順位付けができたら、次のステップは、チーム会議を見直すことだ。筆者らにとって効果的だった方法は以下の通りだ。

 ●休憩時間を設ける

 コラボレーションの集まりの間にちょっとした休憩を設ければ、従業員は水を飲んだり、次の話し合いの準備をしたり、新しいトピックに頭をシフトすることができる。

 会議の焦点を時間の最大化から効果の最大化に移せば、会議と会議の間に5~10分のバッファーがあるだけで従業員のストレスレベルが下がるだけでなく、集中力とエンゲージメントが向上することが、マイクロソフトの脳に関する研究でわかっている。

 アウトルックやその他のメールプラットフォームでは、組織は全社的にこのような休憩時間をデフォルトで設定することができ、個々の従業員やチームは独自に設定を変更することができる。

 ●週の初めと終わりに会議を行わない

 会議と会議の間の休憩と同様に、週の初めと終わりに時間があると、従業員が切り替えをするのに役立つ。

 たとえば、月曜日の朝に会議を設定すると、週末に準備をしなければならないというプレッシャーが従業員にかかり、より圧倒されてしまう可能性がある。月曜日の朝は集中と準備の時間とし、1週間を通してチームがうまくコラボレーションできるようにする。

 また、マイクロソフトの多くのチームでは、金曜日は会議を行わず、重要な仕事を仕上げて、週末に向けて完全にスイッチをオフにするための日としている。

 ●いったん立ち止まる

 マイクロソフトリサーチの最近の研究によると、会議中のマルチタスクは、長時間の会議や大規模な会議で顕著に増加する。同研究では、自分とは無関係の会議や興味のない会議でマルチタスクをするという意見も多く見られた。

 いったん立ち止まり、チームメンバーの意見を聞くことで、チームにとって会議がもたらす効果を再評価する。次のように自問しよう。

 議論への参加が少なく、マルチタスクが多く見られる会議をしていないか。時間を短縮できる会議はないか。頻度は減らせないか。本当に出席する必要があるのは誰か。定期的に行うべきか、必要に応じてのみ行うべきか。そもそも、会議をする必要があるのか。